Hizmetkâr liderin en önemli sorumluluklarından birinin, proje sırasında ortaya çıkan sorunları çözmek olduğunu söylemek, yaygın bir kabuldür. Ancak bu yazıya böyle bir ifadeyle başlamayacağız. Bunun yerine, sorun çözmenin her zaman doğrudan hizmetkâr liderin sorumluluğu olmaması gerektiğini öne süreceğiz.
Birçok hizmetkâr liderin her gün sorunlarla uğraştığı inkâr edilemez ve bu yaklaşımda bir yanlışlık yoktur. Ancak, hizmetkâr liderler, sorunları kendileri çözmek yerine, ekibi bu sorunları birlikte çözmeye teşvik etseler daha etkili olur. Sorun çözme sorumluluğu, tüm proje ekibine aittir ve ekip olarak yapılan çabalar, genellikle tek bir kişinin çözüm bulmasından daha iyi sonuçlar verir.
Bu düşünceyi aşırıya kaçmadan ele almak gerekir. Örneğin, ekip bir paydaşın aşırı taleplerinden bunalırsa, bu durumu paydaşla konuşup taleplerini hafifletmesini istemek hizmetkâr liderin görevidir. Bu, basit bir sorun ve açık bir çözümle ilgili olduğu için hizmetkâr liderin sorumluluğundadır. Ancak, ekip için vaat edilen bir kaynağın mevcut olmaması gibi bir sorun ortaya çıktığında, bu sorunun çözümü sadece hizmetkâr liderin mi sorumluluğundadır?
Bu gibi durumlarda, hizmetkâr liderden kaynak sahibine başvurup sorunun kökenini anlaması ve çözmeye çalışması beklenir. Bu, Proje Yönetim Ofisi veya diğer hizmetkâr liderlerle kaynak kişiyi mevcut görevlerinden alma veya zaman paylaşımı ya da yerine başka bir kaynak bulma gibi uzlaşma çözümleri bulmayı içerebilir.
Ayrıca, hizmetkâr lider ekiple birlikte, mevcut olmayan kaynağın etkisini azaltmak ve projenin ilerlemesini sağlamak için ekibin kontrolündeki çözümler geliştirmelidir. Kapsamlı bir çözüm, her iki adımı da gerektirir ve ekibin aktif katılımını içerir.
Sorun Çözme Becerilerini Geliştirme
Geçmişte, proje yönetiminde yaygın beklenti, hizmetkâr liderin birincil rolünün, ekibin yalnızca kendilerine verilen görevlere odaklanabileceği bir ortam yaratmak olduğuydu. Ekibin bu görevlerden dikkatini dağıtan her şey, sorun çözme dahil, zararlı kabul edilirdi. Hizmetkâr lider, ekibin projeyi zamanında, kapsam dahilinde ve bütçe içinde teslim etmesine odaklanmasını sağlamak için sorunları kendisi hallederdi.
Bu düşünce tarzı bir ölçüde devam etse de, artık proje üzerinde çalışmanın ekip üyelerinin becerilerini geliştirmeleri için bir fırsat olması gerektiğine dair daha fazla takdir var. Ekip üyelerini sorun çözmeye dahil etmek, onların analitik ve işbirlikçi yeteneklerini geliştirir ve proje ortamını daha iyi anlamalarını sağlar.
Bu, ekip üyelerinin aşağıdaki konularda bilgi sahibi olması gerektiği anlamına gelir:
Sorunların potansiyel nedenlerini anlamak.
Sorunları çözerken dikkate alınması gereken önemli unsurları (örneğin, hız, maliyet, kalite vb.) tanımak.
Sorun çözme çabalarına dahil olan ilgili paydaş gruplarını belirlemek, ki bu genellikle projenin tüm paydaşlarından daha küçük bir grup olabilir.
Proje bağlamını daha geniş bir şekilde anlamak, ekip üyelerinin hem günlük küçük görevlerde hem de proje yönünde önemli değişikliklerde daha bilinçli kararlar vermelerini sağlar.
Bu düşünce, "Bir insana balık verirsen, bir gün doyar; ona balık tutmayı öğretirsen, hayat boyu doyar" atasözüne benzer. Projenin hemen sonuç vermesinde hafif bir gecikme olsa bile, uzun vadeli faydalar, bireyin daha bağımsız hale gelmesiyle, başlangıç maliyetinden çok daha fazla olacaktır.
Bugünün hizmetkâr liderlerinden, ekiplerinin büyüme ve gelişimini destekleyerek, uzun vadeli başarı için organizasyonlarına yatırım yapmaları beklenir.
Kısa ve Uzun Vadeli İhtiyaçları Dengelemek
Bu yaklaşım, projenin anlık ihtiyaçlarının göz ardı edilebileceği anlamına gelmez. Ortaya çıkan sorunlar hemen ele alınmalı; ekip geliştirme adına görmezden gelinmemelidir. Bu öncelikleri dengelemek, hizmetkâr lider için zorlu bir görevdir ve birkaç faktörün dikkatle değerlendirilmesini gerektirir:
Sorunun doğası: Sorun basitse, hizmetkâr lider sorunu kendisi halledebilir, çünkü ekibin bu süreçten çok fazla kazancı olmayabilir. Tersine, sorun oldukça karmaşıksa, ekip bu sorunu hemen çözemedikleri için cesaretleri kırılabilir ve proje daha da rayından çıkabilir.
Proje üzerindeki etkisi: Eğer sorun birçok ekip üyesini etkiliyorsa, sorunu çözmek için işbirlikçi bir yaklaşım faydalı olabilir. Sadece bir veya iki kişiyi etkiliyorsa, hizmetkâr liderin sorunu ele alması ve bu kişileri bilgilendirmesi daha etkili olabilir.
Proje aşaması: Sorunlar projenin başında ortaya çıkarsa, ekibi sorun çözmeye dahil etmek, güven ve anlayış inşa edebilir ve zaman çizelgesi üzerinde minimum etkisi olur. Ancak, proje sonunda, ekip zaten baskı altındayken sorunlar ortaya çıkarsa, hizmetkâr liderin ekibin kendilerine verilen görevlere odaklanmasına izin vermesi daha uygun olabilir.
Gerekli uzmanlık: Hizmetkâr lider gerekli beceri ve bilgiye sahipse, sorunu bağımsız olarak çözebilir. Ancak, ekibin girdisine ihtiyaç varsa, o kişilerin tam olarak sorunu çözme sürecine dahil edilmesi daha etkili olacaktır.
Hizmetkâr liderler, ekibi sorun çözme faaliyetlerine dahil etmek için sürekli fırsatlar aramalıdır, çünkü kazanılan beceriler ve deneyimler, ekip üyelerinin proje deneyimlerinin en değerli yönlerinden biri olabilir. Ancak, hizmetkâr lider aynı zamanda ekibin moraline de duyarlı olmalı ve gereksiz stres yaratmaktan kaçınmalıdır. Ekibin sorun çözme sürecine dahil edilmediğinde dışlanmış hissettiği ve hizmetkâr liderin sürekli ekibin görüşlerine başvurduğunda yetersiz göründüğü durumlar vardır. Bu, hassas bir dengedir.
Aynı şekilde, ekibin kimlerin sorun çözme sürecine dahil edileceğine karar verirken de dikkatli olmak gerekir. Her zaman belirli bir alanda daha fazla deneyime veya uzmanlığa sahip bir alt grup olacaktır ve hizmetkâr liderin karmaşık durumlarda bu kişilere güvenmesi doğaldır. Ancak, daha az deneyimli ekip üyeleri sürece dahil edilmezse, gerekli becerileri asla geliştiremeyebilirler ve kendilerini meslektaşlarına kıyasla değersiz hissedebilirler. Bu, memnuniyetsizliğe ve ilgisizliğe yol açabilir.
Sonuç
Her projede sorunlar ortaya çıkar. Bazıları küçük ve basit konuşmalarla hızla çözülebilirken, diğerleri, birçok kişinin uzun süreli çabalarını gerektirir ve yine de çözüm mükemmel olmayabilir. Hizmetkâr liderin görevi, tüm sorunların ele alındığından veya çözülemeyen sorunlar için geçici çözümler bulunduğundan emin olmaktır. Ancak, hizmetkâr liderin, ekibin sorun çözme yeteneklerini geliştirdiğinden de emin olması eşit derecede önemlidir.
Zamanla, bu yaklaşım daha az sorunla karşılaşılmasına yol açar, çünkü ekip üyeleri sorunları önceden önlemek için daha proaktif hale gelir. Ayrıca, ekip daha donanımlı hale geldiği için, sorunlar daha hızlı çözülür ve daha iyi çözümler bulunur. Sonuç olarak, bu, bir projenin zamanında, kapsam dahilinde ve bütçe içinde teslim edilmesinden daha anlamlı bir başarı ölçütüdür.
Konu Pekiştirme Soruları
Soru 1:
Aşağıdakilerden hangisi, makaleye göre hizmetkar liderin gelişen rolünü en iyi şekilde tanımlar?
A) Proje ile ilgili tüm sorunları çözmekten tek başına sorumlu olmak.
B) Ekibin iş birliği yaparak sorunları çözmesine odaklanmak.
C) Tüm görevleri en deneyimli ekip üyelerine devretmekten sorumlu olmak.
D) Ekibin sorun çözmeye dahil olmadan, projenin zamanında, kapsam dahilinde ve bütçe içinde tamamlanmasını sağlamak.
Soru 2:
Bir hizmetkar liderin, tüm ekibi sorun çözme sürecine dahil etmesinin en uygun zamanı aşağıdakilerden hangisidir?
A) Sorun basit ve kolayca çözülebilir olduğunda.
B) Sorun sadece bir veya iki kişiyi etkilediğinde.
C) Sorun karmaşık ve projenin birden fazla yönünü etkilediğinde.
D) Proje son aşamalarındayken ve sıkı teslim tarihlerine tabi olduğunda.
Soru 3:
Bir hizmetkar liderin, acil proje ihtiyaçları ile uzun vadeli ekip gelişimini dengelemesi neden önemlidir?
A) Proje teslim tarihlerinin herhangi bir gecikme olmadan karşılanmasını sağlamak için.
B) Ekibin çözüm bulmak için hizmetkar lidere aşırı bağımlı olmasını önlemek için.
C) Ekip üyelerinin becerilerini geliştirmek, bu da onların gelecekteki projelere katkı sağlama yeteneklerini artırır.
D) Deneyimsiz ekip üyelerini sorun çözmeye dahil etmekten kaçınmak için.
Cevaplar
Proje Yönetimi Kariyerinizi birlikte şekillendirelim. Kendinize uygun bir gün ve saat seçin, karşılıklı konuşalım. (Ücretsizdir.)
Comments