Projenin performans raporu, gerçekleşen maliyetlerin planlanan bütçeden önemli ölçüde saptığını göstermektedir. Proje yöneticisinin ilk yapması gereken adım ne olmalıdır?
A) Proje bütçesini, maliyet aşımını ele alacak şekilde revize ederek projenin mali açıdan uygulanabilir kalmasını sağlamak.
B) Gerçekleşen maliyetlerin planlanan bütçeden neden saptığını belirlemek için detaylı bir analiz yapmak ve benzer sapmaların gelecekte oluşmasını önlemek için uygun düzeltici önlemleri almak.
C) Maliyet aşımını paydaşlara iletmek ve beklenmeyen harcamaları karşılamak için ek fon talep ederek projenin finansal kısıtlamalar olmadan devam etmesini sağlamak.
D) Projenin kapsamını daraltarak maliyetleri azaltmayı düşünmek, böylece projenin orijinal bütçe dahilinde kalmasını sağlarken temel hedeflere ulaşmak.
Proje Performans Yönetimi: Gerçekleşen Maliyet Sapmalarına Karşı İlk Adımlar
Projelerin başarısı, belirlenen hedeflere planlanan zaman, bütçe ve kapsam dâhilinde ulaşmakla ölçülür. Ancak, projelerin dinamik yapısı, planlanan maliyetler ile gerçekleşen maliyetler arasında sapmalar yaşanmasına yol açabilir. Bu tür bir durumda, proje yöneticisinin doğru adımları atması, projenin kontrolünü yeniden sağlamak açısından kritik öneme sahiptir. Bu makale, verilen PMP sorusundaki seçenekleri analiz ederek, proje yöneticisinin maliyet sapmaları karşısında ilk olarak hangi adımı atması gerektiğini açıklamaktadır.
Soruya Genel Bakış
Soruda, gerçekleşen maliyetlerin planlanan bütçeden önemli ölçüde saptığını gösteren bir durumla karşılaşan proje yöneticisinin, bu durumla nasıl başa çıkması gerektiği sorgulanmaktadır. Aşağıdaki dört seçeneği inceleyerek her bir yaklaşımın avantajlarını ve dezavantajlarını tartışacağız:
1. Proje bütçesinin revize edilmesi (A şıkkı)
2. Detaylı bir analiz ve düzeltici önlemler alınması (B şıkkı)
3. Ek fon talep edilmesi (C şıkkı)
4. Proje kapsamının daraltılması (D şıkkı)
Seçeneklerin Analizi
A) Proje Bütçesinin Revize Edilmesi
Bütçenin revize edilmesi, maliyet sapmalarını ele almak için uygulanabilir bir yöntemdir. Ancak, bu adımın “ilk” adım olarak uygun olup olmadığını sorgulamak önemlidir. Bütçe revizyonu, sorunun temel nedenlerini ele almadan yapılan bir düzeltme girişimi olabilir ve sürdürülebilir bir çözüm sunmayabilir. Proje bütçesinin revize edilmesi genellikle bir analiz sürecinden sonra, nedenlerin ve kapsamlı düzeltici önlemlerin belirlenmesiyle uygulanmalıdır.
Avantajları:
• Mali açıdan uygulanabilirliği sağlar.
• Projenin finansal sürdürülebilirliği korunur.
Dezavantajları:
• Neden-sonuç ilişkisi analiz edilmeden yapılan revizyonlar, gelecekte benzer sorunların tekrarlanmasına yol açabilir.
• Temel nedenlerin belirlenmesi için gereken analitik süreç atlanmış olur.
B) Detaylı Analiz Yapmak ve Düzeltici Önlemler Almak
Maliyet sapmalarının altında yatan nedenleri belirlemek, doğru müdahalelerin yapılabilmesi için kritik bir adımdır. Sorunun temel nedenlerini anlamadan yapılacak herhangi bir düzeltici eylem, etkili olmayabilir. Bu seçenekte, proje yöneticisinin detaylı bir analiz yaparak sorunun kökenine inmesi ve benzer sapmaların tekrarını önlemek için uygun önlemler alması önerilmektedir. Bu, projenin maliyet yönetim süreçlerini geliştirmek için en mantıklı yaklaşımdır.
Avantajları:
• Sorunun temel nedenlerini anlamayı sağlar.
• Benzer sorunların tekrarını önlemek için sürdürülebilir çözümler geliştirir.
• Proje paydaşlarının güvenini artırır.
Dezavantajları:
• Analiz süreci zaman alabilir.
• Bazı paydaşlar, derhal düzeltici eylemler bekleyebilir.
C) Ek Fon Talep Edilmesi
Maliyet sapmasını çözmek için ek fon talep edilmesi, hızlı bir çözüm gibi görünebilir. Ancak bu yaklaşım, sorunun nedenlerini ele almaz ve paydaşlar üzerinde olumsuz bir etki yaratabilir. Özellikle sık sık ek fon talebinde bulunulması, proje yönetiminde yeterlilik eksikliği algısına yol açabilir.
Avantajları:
• Mali baskıyı hafifletir.
• Projenin finansal kısıtlamalar olmadan devam etmesini sağlar.
Dezavantajları:
• Temel nedenleri ele almaz.
• Paydaşlar arasında güvensizlik yaratabilir.
• Proje ekibinde motivasyon düşüşüne neden olabilir.
D) Proje Kapsamının Daraltılması
Proje kapsamını daraltmak, maliyetleri azaltmak için etkili bir yöntem olabilir. Ancak, bu adım, projenin temel hedeflerine zarar verebilir ve müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir. Kapsam daraltma genellikle son çare olarak düşünülmelidir ve yalnızca diğer çözümler yetersiz kaldığında uygulanmalıdır.
Avantajları:
• Maliyetleri kontrol altına alabilir.
• Projenin bütçe dahilinde kalmasını sağlar.
Dezavantajları:
• Projenin ana hedeflerinden sapmasına yol açabilir.
• Müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir.
Doğru Cevap: Detaylı Analiz ve Düzeltici Önlemler
Maliyet sapmalarıyla karşılaşıldığında, proje yöneticisinin ilk yapması gereken adım, durumun nedenlerini belirlemek ve düzeltici önlemler almak olmalıdır. Bu yaklaşım, hem kısa vadeli hem de uzun vadeli faydalar sağlar. Detaylı bir analiz yapmak, proje yöneticisine aşağıdaki avantajları sunar:
1. Köklü Çözümler Üretmek: Maliyet sapmalarının nedenlerini anlamak, benzer sorunların tekrarlanmasını önler.
2. Veriye Dayalı Kararlar Almak: Detaylı analiz, kararların veriye dayalı ve daha isabetli olmasını sağlar.
3. Paydaşları Bilgilendirmek: Proje yöneticisi, analiz sonuçlarını paydaşlarla paylaşarak onların güvenini kazanır.
4. Proje Yönetim Süreçlerini İyileştirmek: Sorun analizi, gelecekteki projelerde kullanılabilecek değerli dersler sunar.
Comments